15 questions à poser à un salarié qui démissionne
Les entretiens de fin d'emploi peuvent être une occasion précieuse pour vous de mieux comprendre l'expérience de vos employés et fournir des informations utiles pour transformer votre culture d'entreprise.
Ils peuvent aussi être un bon indicateur de la culture d’entreprise pour les employeurs, les employés sortants révèlent en quelque sorte les faiblesses de l'entreprise. Pour tirer le meilleur parti de ces discussions, consultez les questions essentielles à poser lors d’un entretien de départ, ainsi qu'un guide pratique des réponses possibles.
Pourquoi avez-vous besoin d'un entretien de départ ?
Les entretiens de départ sont l'occasion pour les salariés qui partent de dire ce qu'ils ont pensé de l'entreprise. Si quelqu'un quitte l'entreprise car il est mécontent du fonctionnement de celle-ci, vous pouvez découvrir ce qui ne fonctionnait pas correctement, de manière à ce qu’il parte en bons termes en ayant exprimé tout ce qu’il avait sur la conscience.
Les entretiens de départ permettent également à l'entreprise de savoir ce qu'un membre du personnel pense réellement de l'entreprise et de sa culture. Lorsque l'employé quitte l'entreprise, il aura tendance à être honnête, ce qui vous permettra de trouver d’éventuels axes d’amélioration dans des domaines telle que l’organisation de l’entreprise, améliorant ainsi la rotation du personnel à l'avenir.
Quelles sont les questions à poser lors d'un entretien de départ ?
1. Pourquoi avez-vous commencé à chercher un autre emploi ?
C'est une excellente question de départ, car les réponses de votre interlocuteur vous permettront de structurer la discussion à partir de là. Par exemple, s'il mentionne un meilleur salaire ailleurs, vous pouvez lui demander en quoi le salaire qu'il a reçu en travaillant pour vous diffère de son nouvel emploi. Vous pouvez également vous renseigner sur les études de marché qu'il a réalisé pour déterminer leur salaire de référence. Si l’employé cite la culture d'entreprise ou des raisons de management, vous pouvez lui poser des questions par exemple sur le type de management utilisé au sein de l’entreprise convoité.
2. Envisageriez-vous de travailler à nouveau avec nous ?
Cette question peut être délicate. Si un employé a décidé qu'il serait plus heureux dans un autre poste au sein d'une autre entreprise, il est de votre responsabilité en tant qu'employeur de respecter sa décision. Cependant, il est également important de déterminer si vous pouvez faire quelque chose en interne pour garder votre employé, surtout s'il est performant et si il est bien intégré au reste de l'équipe.
S'il s'agit d'un problème de rémunération, son salaire pourrait-il être augmenté ou pourrait-il assumer un rôle plus important ? Ou si le collaborateur n'est pas satisfait de certaines de ses missions, son rôle pourrait-il être redéfini pour mieux correspondre à ses compétences ? Les bons employés peuvent être difficiles à trouver, si vous êtes en mesure d’agir pour en garder un, n’hésitez pas.
3. Comment s'est passée votre relation avec votre supérieur hiérarchique direct ?
Cette question est une excellente occasion d'évaluer le fonctionnement de votre structure hiérarchique au sein de l’équipe et de régler les problèmes de gestion au sein de l'entreprise. Si votre interlocuteur mentionne des problèmes dus à une incertitude, vous pourriez peut-être envisager d'organiser une formation complémentaire pour votre équipe de direction. Si un conflit de personnalité l'a conduit à ne pas bien travailler avec son supérieur direct, il est temps de vous excuser de ne pas l'avoir remarqué plus tôt.
4. Que pensez-vous de la direction de l'entreprise ?
Les entreprises ont tendance à mieux fonctionner lorsqu'il existe une cohésion entre tous les niveaux de direction et une vision claire de l'entreprise. Cependant, à certains moments il se peut que vous rencontriez des problèmes, par exemple si vous avez de nouvelles recrues qui commencent directement avec un haut poste. Donnez à votre interlocuteur la possibilité de s’exprimer librement, sans jugement, sur la manière dont l'entreprise est gérée. Il se peut que l’employé ait des opinions qu'il avait peur d'exprimer auparavant, pouvant vous fournir des informations précieuses pour l'avenir de l'entreprise.
5. Le département RH est-il efficace ?
Le département des Ressources Humaines est un élément essentiel pour toute entreprise moderne. Bien que cela puisse sembler être un gros investissement pour une petite entreprise, il est important d’en avoir un, pour le bien-être et le moral de vos employés. Avoir quelqu'un d'impartial et de discret à qui s'adresser lorsque vous êtes dans une situation difficile au travail peut être une aubaine pour les employés, car il n'est pas toujours possible de parler à un supérieur hiérarchique de certains problèmes. Les entretiens de fin d'emploi sont également un bon moment pour établir s'il existe des processus de signalement clairs, pour les questions concernant l'employé lui-même ou un autre membre de l'équipe. Il est important que tous les membres du personnel sachent exactement à qui s'adresser en cas de problème
6. Vous êtes-vous senti suffisamment récompensé pour votre travail ?
Tous les employés apprécient lorsqu’ils sont reconnus pour leur travail. Mais le moment est venu d'examiner si vous pourriez, en tant qu'employeur, aller plus loin dans la récompense de votre équipe. Non seulement il s'agit d'un facteur crucial pour retenir les employés, mais un excellent système de récompense peut également vous aider à attirer de nouveaux talents et à remplir les postes laissés vacants par les employés sortants. Réfléchissez à la façon dont vous récompensez votre équipe, que ce soit par un email de félicitations ou une prime, et à la fréquence de ces récompenses.
7. Y a-t-il un aspect de votre rôle avec lequel vous avez eu des difficultés ? Auriez-vous aimé bénéficier d'une formation supplémentaire ?
Bien que cette question peut-être un peu tardive, elle vaut la peine d'être posée, car elle vous permet de réévaluer la formation de votre équipe actuelle, ainsi que la formation que vous dispensez désormais aux nouveaux employés. Votre interlocuteur aurait peut-être aimé bénéficier d'une formation supplémentaire pour mieux comprendre les systèmes de gestion de données par exemple, ou peut-être a-t-il eu le sentiment de ne pas bien comprendre la politique des vacances. En recueillant ces informations, vous aurez une meilleure idée de comment agir à l’avenir avec votre équipe.
8. Avez-vous le sentiment que votre description de poste ait changé depuis votre embauche ? De quelle manière ?
Un léger changement dans les responsabilités du poste est quelque chose de normal, si vous travaillez pour une petite entreprise ou au sein d'une équipe en pleine expansion. Toutefois, si votre interlocuteur vous dit qu'il a fini par occuper un poste complètement différent de celui pour lequel il a été embauché, cela pourrait mettre en évidence un élément important afin de ne pas réaliser les mêmes erreurs. De même, si elle a fini par assumer des responsabilités pour lesquelles il n'a pas été formé, c'est le signe que vous devez reconsidérer la répartition de votre équipe et identifier rapidement toute lacune importante, afin de pouvoir embaucher la bonne personne pour l’emploi en question.
9. Avez-vous eu toutes les ressources nécessaires pour réussir dans votre rôle ?
Les "ressources" peuvent aller des bonnes agrafes pour votre agrafeuse aux programmes informatiques nécessaires. Il est important de ne pas négliger le rôle que joue la technologie dans un bureau moderne, car elle peut être extrêmement utile pour permettre une meilleure productivité. De même, si la bonne technologie n'est pas disponible en temps voulu, cela peut donc faire l’effet inverse en vous ralentissant. Écoutez attentivement la réponse de votre employé sur le départ et demandez-vous si votre équipe dispose de tout le matériel nécessaire afin d’être le plus performant possible au sein de l’entreprise.
10. Quelle a été votre meilleur souvenir chez nous ?
De nombreux employeurs hésitent à poser cette question, car cela peut donner l'impression d'aller à la pêche aux compliments. Mais les entretiens de fin d'emploi doivent se concentrer aussi sur les aspects positifs du temps passé par un employé dans l'entreprise. Il est important qu'il réfléchisse aux aspects positifs de son travail, car cela lui donnera un aperçu de ses points forts qu'il pourra ensuite mettre à profit dans son prochain poste. De plus, un peu d'éloge ne fait jamais de mal à personne !
11. Pensez-vous qu'il existe un bon équilibre au sein des effectifs ?
La diversité peut être un sujet difficile à aborder, mais elle peut être un facteur qui incite les employés à décider d'aller travailler ailleurs. Par exemple, si votre équipe est fortement orientée vers un sexe plutôt qu’un autre, cela peut affecter l'expérience du groupe minoritaire au bureau. Entendre l'opinion d'un employé sur le départ à ce sujet peut vous aiguiller sur votre future politique d'embauche, il vaut donc la peine de prendre le temps d'écouter.
12. Que pouvons-nous faire de mieux à l'avenir ?
La critique lorsqu’elle est constructive peut être un facteur d’amélioration pour l’entreprise. Et même si vous avez abordé des aspects spécifiques du rôle de votre interlocuteur dans d'autres questions, c'est l'occasion pour lui de soulever des questions plus générales sur lesquelles il pense que l'entreprise pourrait travailler, le fait de disposer d'un meilleur système de paie, ou plus complexe, cela peut être un problème de structure managériale à revoir. Écoutez attentivement et prenez en compte les critiques.
13. Avez-vous des préoccupations que vous n'avez pas eu l'occasion de soulever pendant que vous travailliez ici ?
Cette question vous permet de déterminer s'il existe des services ou des processus qui ne sont tout simplement pas efficaces. Avoir des structures théoriques en place est une bonne chose, mais la priorité est qu’elles fonctionnent. La seule façon de constater des failles est de tester vos process, vos employés le font effectivement pour vous. Ainsi, si un collaborateur de votre équipe vous fait savoir que ces processus ne fonctionnent pas, c’est à vous de l'écouter et de prendre des mesures.
14. Quelles sont les compétences à avoir pour endosser votre rôle ?
Personne ne connaît mieux son rôle et ses responsabilités qu'un employé sortant. Cette question pourrait vous permettre de prendre une longueur d'avance dans votre processus de recrutement et d'attirer le meilleur candidat pour le poste, car vous serez en mesure de cibler ceux qui ont les compétences parfaites pour le poste. Veillez à poser des questions complémentaires sur les compétences techniques et les qualités personnelles, car il est essentiel que le nouveau membre de l'équipe s'adapte à la culture de l'entreprise.
15. Y a-t-il autre chose que vous aimeriez ajouter ?
Les entretiens de sortie sont généralement structurés par des questions posées par l'employeur. C'est donc l'occasion de passer le relais à votre interlocuteur et de lui permettre de parler de tout ce qui n'a pas été couvert. Écoutez attentivement et respectueusement tout ce qu'il dit ici, et veillez à ne pas l’interrompre ou le corriger si vous pensez que ce qu'il dit est incorrect, tout en veillant à ce qu'il se sente écouté, en faisant ça vous garantissez une relation future saine, et vous vous assurez qu'il parte l’esprit tranquille avec de bons souvenirs du temps passé à travailler avec vous.
En tant qu'employeur, il se peut que vous soyez confronté à des vérités gênantes lors des entretiens de fin d'emploi. Si possible, essayez de les considérer comme un ensemble de lignes directrices suggestives, plutôt que comme une série de critiques personnelles directes. Acceptez avec grâce tout éloge de votre entreprise et adoptez une approche proactive face aux critiques, en vous résolvant à modifier tout aspect négatif perçu. En considérant l'entretien de fin d'emploi comme une expérience d'apprentissage, vous serez assuré d'en tirer le meilleur parti.