20 stratégies de communication qui ont fait leurs preuves

Qu'il s'agisse de petites querelles au sujet des vacances ou de préoccupations concernant la satisfaction des employés, ces problèmes peuvent être résolus avec une bonne communication. Mais, lorsque les choses se gâtent, la communication peut être parfois compliquée et pour cela il est essentiel de disposer de quelques stratégies pour en tirer le meilleur parti.

Qu'est-ce qu'une communication efficace ?

Avant d'entrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre ce qui distingue une bonne d'une mauvaise communication. Cette distinction peut sembler évidente (parler à votre équipe est déjà une bonne chose, tandis que sermonner constamment votre équipe l’est moins), mais elle est en fait un peu plus subtile que cela.

Tout d'abord, une grande partie de ce que nous disons n’émane pas que de la bouche. Selon le chercheur en psychologie Albert Mehrabian, seul 7% de la communication se fait oralement, 55% proviennent de notre langage corporel, et 38 % du ton de notre voix.

Ces pourcentages ne s'appliquent qu'à une communication en face à face. La théorie de Mehrabien remonte à 1967, bien avant l'invention de l'e-mail ou de la messagerie instantanée. Les stratégies de communication en ligne quant à elles sont légèrement différentes.

Pourquoi une communication efficace est-elle importante ?

Une communication efficace est une "communication entre deux ou plusieurs personnes dans laquelle le message prévu est délivré, reçu et compris avec succès". En d’autres termes, cela signifie que l'orateur et l'auditeur reçoivent tous deux le message de la conversation et il n'y a donc pas de malentendus.

Cela signifie que l’orateur est entendu et s’est fait comprendre. Si l'auditeur acquiesce mais ne fait pas ce qu’a demandé l’orateur, la communication a donc été inefficace.

Pour qu’une communication soit efficace dans un environnement commercial, l'information partagée doit contribuer au succès de l’entreprise. Il est vital que tous les employés soient sur la même longueur d'onde pour travailler en vue d’un objectif commun.

Pourquoi avez-vous besoin d'une stratégie de communication forte ?

Une bonne communication peut faire ou défaire une entreprise.

Si, en tant que manager, vous êtes incapable de communiquer efficacement avec votre équipe, vous réduisez vos capacités de leadership.

La communication est vitale dans une entreprise ne serait-ce pour donner des instructions, diriger des projets ou faire des présentations aux clients. Mais également dans un sens collaboratif, afin d’être à l’écoute de vos employés, favorisant ainsi leur bien-être et pour répondre à leurs éventuelles préoccupations.

Voici donc toutes les stratégies de communication dont vous aurez besoin. Nous les avons divisés en plusieurs segmen

20 stratégies de communication efficaces pour transformer votre entreprise

1. Ecouter

Les stratégies de communication ne favorisent pas forcément la parole en premier lieu. Cela semble un peu contre-intuitif, mais en réalité, il est impossible d'avoir une conversation productive avec quelqu'un si vous n'avez pas réellement écouté ses préoccupations et si vous ne les avez pas prises en compte.

Entrer dans le feu de l'action, sans prêter attention à ce que l'autre personne a à dire, donnera l'impression que vous êtes inattentif. Veillez à consacrer suffisamment de temps à la personne en question pour qu'elle puisse parler de ses préoccupations, et ne la coupez pas lorsqu’elle parle.

2. Créer une atmosphère réceptive

Tout comme l'écoute, une communication efficace repose sur la création d'un espace réceptif. Les employés ne voudront pas exprimer leurs préoccupations s'ils ont l'impression qu'on les laissera quand même de côté et qu'on ne s'occupera pas d'eux.

Essayez de créer un environnement détendu et accessible pour un moment de conversation, si vous semblez pressé ou tendu, cela mettra la personne en face de vous mal à l'aise.

3. La Formation

Tout d'abord, la formation pour les nouveaux employés doit être axée sur leurs rôles professionnels et sur les détails de l'entreprise. Cela inclut l'historique de l’entreprise, la liste de vos principaux clients, la politique interne de l’entreprise sur des sujets tels que les vacances et les heures de travail. Si vous constatez qu'un grand nombre de vos nouveaux employés viennent vous voir toutes les demi-heures pour vous poser les mêmes questions, c'est le signe que votre formation n'a pas été efficace.

Deuxièmement, les méthodes efficaces de communication doivent également faire partie de la formation que vous donnez à vos employés. Dans le monde du travail, c'est une compétence à acquérir, et les méthodes de communication diffèrent d'une entreprise à l'autre. Il vous appartient d'inculquer les meilleures pratiques à votre équipe.

4. Établir le bon ton

Votre ton, le langage que vous utilisez, la clarté et votre façon de parler sont les éléments essentiels d'une bonne communication.

Voici les 6 choses à faire et à ne pas faire pour une communication efficace :

5. Utilisez un vocabulaire clair et simple pour vous assurer de faire passer un message. Si votre langage est trop complexe, vous risquez d'être incompris et de devoir vous expliquer plusieurs fois.

6. Ne soyez pas trop blagueur, vous êtes dans un environnement professionnel et votre ton doit correspondre au lieu dans lequel vous êtes.

7. N'utilisez pas d'argot, de jurons ou de langage qui pourrait être offensant. Vous risquez de mettre de la distance avec votre auditeur. De plus, ce n'est pas professionnel.

8. Ne vous répétez pas continuellement. Votre message doit être suffisamment clair et autoritaire la première fois pour que vous n'ayez pas à vous répéter sans cesse.

9. Introduisez l'humour de manière appropriée. Une conversation légère et détendue crée un environnement convivial et rendra votre équipe plus réceptive à votre message. Il est évident que cette technique a sa place et son temps, elle n'est pas à utiliser dans une réunion de crise, par exemple.

10. Ne parlez pas dans votre barbe. Non seulement il est difficile pour les membres de l'équipe de vous comprendre, mais cela cache aussi un manque de confiance dans ce que vous dites.

11. Encouragements et retours 

Après chaque échange, veillez toujours à remercier l'autre ou les autres personnes pour leur temps. C'est une simple politesse, et cela montre que vous êtes reconnaissant de leur présence alors qu'ils auraient pu s'atteler à une autre tâche.

Prévoyez du temps pour que les auditeurs puissent également donner leur avis, non seulement sur le déroulement de la conversation, mais aussi sur la façon dont vous avez transmis les informations.

Prenez en compte les critiques et utilisez-les pour mieux structurer vos conversations à l'avenir.

Stratégies de communication en face à face

12. Réunions de groupe

Ce style de réunion ouverte est un excellent moyen de communiquer à la fois pour vous, mais également pour vos employés.

Pour vous, c'est l'occasion de transmettre votre passion pour un projet et de créer un environnement qui va permettre à votre équipe de partager votre enthousiasme et votre dévouement. Pour eux, c'est l'occasion de participer à une discussion ouverte et de soulever des points collectivement.

13. En tête à tête

Certaines discussions ne se prêtent pas lors d’un moment en groupe. Dans ce genre de cas, une réunion individuelle est la meilleure solution. S'il y a une préoccupation personnelle à aborder, ou un problème de performance, essayez de prendre cette personne à part pour en discuter en privée.

14. Langage corporel

Comme nous l'avons déjà mentionné, le langage corporel représente environ 55 % de la communication en physique. Il peut vraiment faire la différence pour assurer l'efficacité de votre conversation.

S'asseoir droit, sourire, une poignée de main ferme, peuvent être considérés comme des signaux positifs qui montrent que vous êtes réceptif à une conversation. S'affaler sur sa chaise, poser ses pieds sur le bureau ou fermer les yeux ne sont clairement pas des bons signes à réaliser. Évitez-les à tout prix.

15. Présentation

L'introduction d'un élément visuel peut aider à mieux illustrer les concepts, notamment lors de la discussion d'un projet créatif. Il peut également être utile de diffuser les présentations aux membres de l'équipe après les réunions, afin qu'ils puissent se référer à des faits ou des statistiques lors de l'élaboration des plans d'action.

Stratégies de communication en ligne

16. Email

La communication par email n’a pas bonne réputation, car elle fait l'objet de la même critique que les autres plateformes technologiques : il est possible de mal interpréter quelque chose lorsqu'il est écrit, parce que vous n'avons pas tout le langage corporel et le ton que l’on peut avoir lors d’un discussion en physique par exemple.

Par exemple, supposons que dès que vous recevez un email, l'expéditeur est assis à son bureau, tapant du pied et attendant une réponse (même s'il est minuit). Dans 99 % des cas, ce n'est pas le cas, et la plupart des mails qui nécessitent une réponse urgente porteront de toute façon la mention "Haute priorité".

L’email est, en fait, un moyen extrêmement efficace de communiquer avec les membres de l'équipe sur un plan professionnel, d'une manière qui ne les distrait pas des autres tâches qu'ils pourraient accomplir. Afin d'éviter toute perception de pression inutile sur le temps, assurez-vous de mettre un objectif de réponse/action dans votre premier courriel.

17. Messagerie instantanée

Des applications telles que Slack peuvent être très utiles pour communiquer rapidement et facilement avec les membres de l'équipe. Il y a certaines demandes qui ne nécessitent pas nécessairement l'envoi d'un courriel. La messagerie instantanée résout ce problème en donnant l'impression d'être une plateforme plus décontractée. C'est aussi un excellent moyen d'inclure les membres de l'équipe à distance dans la culture de l'entreprise, afin qu'ils se sentent membres de l'équipe même lorsqu'ils n'y sont pas.

18. Mais ne comptez pas trop sur la communication en ligne

Bien que les technologies en termes de communication puissent être extrêmement utiles, il ne faut pas en abuser. Certaines choses ne seront pas perçues comme vous le souhaitez dans la communication en ligne, ne laissez pas vos employés interpréter vos dires. Si possible, essayez d’échanger en face à face pour établir de meilleures relations et faites un suivi par email pour plus de clarté.

Stratégies de communication originale

Et maintenant, quelque chose de complètement différent...

Parfois, vous devez sortir des sentiers battus pour rendre votre communication aussi efficace que possible. Voici quelques stratégies qui peuvent faire la différence.

19. Supports visuels

Si vous vous retrouvez souvent à communiquer les mêmes choses à vos employés, économisez votre temps et votre énergie grâce à quelques supports visuels.

On vous demande fréquemment les codes de l'imprimante ? Imprimez-les et collez-les directement sur l'imprimante. Vous êtes bombardé d’emails au sujet des vacances ? Mettez en place un calendrier commun des vacances afin que les membres de l'équipe puissent vérifier si leurs congés se chevauchent avant de déposer une demande. Si le personnel se moque constamment de votre goût affreux pour les chemises ? Innovez et jouer la carte de l’humour en accrochant par exemple une pancarte sur votre bureau disant "Elle est peut-être moche, mais je l’aime ».

20. Innover

L'introduction d'un “jeu de rôle” au sein de votre équipe peut favoriser l’amélioration de la communication au sein du groupe, sortir vos collaborateurs des sentiers battus peut permettre une meilleure mémorisation des instructions données.

C'est également un outil de formation efficace, notamment pour s'entraîner à interagir avec les clients et à mettre en scène les résultats potentiels. Encore une fois, assurez-vous que votre employés restent sérieux durant ces exercices afin que ceux-ci soient efficaces.

Il existe différentes façon de communiquer efficacement avec votre équipe, et ce sera à vous de trouver votre type de communication, qui sera adaptée pour votre entreprise. Sachez qu'il vous faudra peut-être faire quelques essais et également des erreurs, persévérez et soyez prêt à essayer différentes tactiques. En fin de compte, une communication efficace doit fonctionner pour vous et votre équipe, et pour personne d'autre.

Cela vaut donc la peine de passer du temps à perfectionner la communication. En adoptant plusieurs stratégies, vous ferez de votre lieu de travail un endroit plus harmonieux, qui entraînera une motivation de travail des employés car ils seront dans un environnement favorisant leur bien être.