Comment notre équipe Perkbox gère le télétravail

Alors que les entreprises passent au télétravail pour prioriser la sécurité et la santé de ses collaborateurs, un grand nombre de salariés se retrouvent face à un environnement de travail peu familier. Les salons deviennent des bureaux et les chambres des endroits de conférences téléphoniques.

Oui, travailler de chez soi est différent et cela peut parfois être difficile. Vous devez trouver votre propre formule, la plus adaptée pour vous afin d’être le plus productif. Cela demande également une certaine discipline puisque votre manager et vos collègues ne sont pas physiquement près de vous pour vous soutenir et vous motiver.

Notre équipe RH a créé un guide en interne pour aider les Perkboxers à être le plus efficace et à bien travailler ensemble en télétravail - merci à Mona, Louise et Maddie ! - et nous avons pensé que cela pouvait être intéressant pour vous aussi.

Donc voici les conseils que nous donnons à nos équipes chez Perkbox pour les aider à travailler de chez eux. N’hésitez pas à les partager et à les adapter avec vos équipes.

Communiquer comme jamais

La communication est ce qui fait que l’entreprise est plus solide, et encore plus lorsque chacun ne travaille pas dans les mêmes bureaux. Bien que vous pourriez apprécier ne plus être interrompu par ces personnes arrivant à votre bureau pour vous demander si vous avez une minute, être constamment connecté en ligne avec vos collègues font avancer les choses.

La première chose à faire est de s’assurer que vos notifications soient actives - que cela soit vos e-mails ou vos messageries instantanées - pour que vous puissiez répondre rapidement à vos collègues.

Quand vous communiquez par écrit, soyez sûr de poser vos questions et de comprendre les attentes de chacun. Les nuances des conversations orales n’existent pas à l’écrit et quelque chose qui peut sembler évident à l’oral ne l’est pas forcément à l’écrit.

C’est pourquoi il ne faut pas hésiter à poser des questions encore et encore si ce n’est pas clair pour vous. C’est aussi le bon moment de se lancer dans les visioconférences puisque cela peut nettement aider pour fluidifier la communication.

Nous recommandons aussi de planifier des visioconférences et points réguliers avec votre manager et vos collègues - surtout si vous avez habituellement des réunions récurrentes avec eux. Cela vous assurera d’être au courant des projets en cours et de garder le plus possible un lien social.

Avoir un espace de travail dédié

Si vous n’avez pas un bureau à votre domicile, essayez de créer un espace qui y ressemble - même si c’est un coin de table de votre cuisine - et installez-vous à cet endroit lorsque c’est le moment de travailler.
Aller au même endroit chaque matin vous met dans une optique de travail et la règle d’or est de ne pas travailler dans son lit. Créer un espace entièrement dédié au travail va mettre une barrière saine entre le travail et la maison. C’est très important pour votre productivité et votre efficacité.

Les choses à prendre en compte pour votre environnement de travail sont :

• Une lumière naturelle
• Une chaise avec un dossier pour que vous soyez assis confortablement
• La mise en place de votre ordinateur à la bonne hauteur - le haut de l’écran doit être aligné à vos sourcils
• Les fenêtres doivent régulièrement être ouvertes

Ne pas rester en pyjama

Cela peut être tentant de passer sa journée en pyjama maintenant que vous ne passez pas la journée au bureau, mais il vaut mieux éviter. Rester dans sa routine de se lever, se doucher et s’habiller aide à faire une transition entre la vie à la maison et le travail.

Vous pouvez faire en sorte d’être dans une tenue confortable, mais attention vous pouvez devoir rejoindre une visioconférence à n’importe quel moment !

Nous vous recommandons également d’activer la vidéo durant une visioconférence car cela aide à rendre la conversation plus humaine. Personne n’apprécie spécialement parler à une écran blanc alors que cela pourrait être un visage familier.

Créer une routine et s’y tenir

Vous garderez une sensation de travail habituel si vous continuez votre routine habituel. Si cela signifie que vous devez être prêt(e) à votre bureau à 9h et prendre votre première pause café à 11h avec un collègue, alors continuez ainsi. Vous pouvez toujours faire votre pause café en visioconférence !
Garder ces routines n’est pas seulement important pour vous, cela aide aussi vos collègues qui auront peut-être besoin de votre aide. Si vous changez votre routine, cela pourra être plus dur pour eux de travailler avec vous, et plus dur pour vous de vous concentrer dans votre travail.

Cela signifie également de finir de travailler à votre heure habituelle. Si habituellement vous terminez à 18h, alors déconnectez vous à 18h. Maintenant, et plus que jamais, la frontière entre vie professionnelle / vie personnelle peut être floue. Il est donc important de faire des pauses, et de garder ses soirées avec du temps pour soi.

En fonction de votre agenda et des outils de communication interne utilisés dans votre entreprise, utilisez les statuts pour montrer à vos collègues quand vous êtes disponible ou occupé. Et si vous êtes occupé en réunion, soyez sûr d’être transparent et bloquez du temps dans votre calendrier pour que votre statut (Slack ou autre) soit à jour.

Faire une “to-do” liste

Dans la même idée que de se créer une routine, c’est également une bonne idée de créer une “to-do” liste pour définir les tâches que vous souhaitez accomplir dans les prochains jours, les prochaines semaines ou les prochains mois.

Si vous ne prévoyez pas cela, vous avez beaucoup plus de chance de vous disperser - et vous laisser avoir par les différents loisirs que vous pourrez trouver chez vous.

Définissez également des échéances, vous-même ou avec vos collègues. Vous verrez que cela aide à prioriser et à prendre du recul.

Rester connecté

Travailler de la maison peut vite isoler. C’est pourquoi nous créons une version virtuelle de notre salle “Happiness”. C’est notre grand espace pour déjeuner, se réunir, jouer aux jeux-vidéos, ping-pong, etc. normalement au bureau.
En créant une version virtuelle de cette salle de pause “Happiness”, l’équipe peut rester connectée à n’importe quelle heure, et faire une pause comme s’ils l'avaient fait au bureau !
Nous allons également relancer l’application “Doughnut” sur Slack qui assigne aléatoirement des personnes et lance une discussion, c’est le moment de mieux se connaître les uns les autres.

Les équipes peuvent hésiter à se lancer dans une visioconférence par eux-mêmes, donc tout ce que nous pouvons faire pour les aider à garder des interactions sociales pourront les aider à garder le moral.

Par exemple, notre équipe en Australie a déjà commencé en mettant un thème déguisé à la visioconférence et chacun a voté pour le meilleur déguisement après l’appel - notamment grâce à notre fonctionnalité de vote sur la plateforme !

Etre transparent et responsable

Il y a des choses à faire qui peuvent être plus difficiles à faire maintenant que vous travaillez de chez vous. Quand cela arrive, n’hésitez pas à le dire à votre manager.

Ils ont probablement fait face aux mêmes choses et vont vous aider à résoudre le problème, ou modifier les échéances pour que cela soit plus réalisable.

Cela revient à une communication régulière. Plus les gens savent comment votre travail se déroule, plus ils savent comment cela les affecte, et vice versa.

Faire de l’exercice si vous le pouvez

Faire du sport régulièrement libère les endorphines et déstresse, c’est prouvé. Puisque vous ne pouvez plus maintenant aller à votre salle de sport, nous vous recommandons de trouver d’autres façons de rester actif.

Rester trop concentré sur son travail trop longtemps chez soi peut détériorer le moral et mettre trop de pression. Nous suggérons par exemple aux équipes de Perkbox de faire des cours de sports en ligne, notamment avec notre partenaire Moviing.

La méditation est également un outil puissant pendant cette période. Trouver du temps pour vous détendre et prendre le contrôle de vos pensées vous aidera à être plus résilient mentalement tout en devant travailler à domicile.

S’alimenter pour prendre des forces

Être à la maison signifie que vous pouvez plus facilement manger ce dont vous avez envie ! Plus facilement qu’au travail… Surtout maintenant que nous sommes loin du pot à biscuits et des bonbons du bureau !

C'est une excellente occasion de cuisiner des aliments frais pendant que vous le pouvez et d'utiliser votre temps pour trouver des recettes saines. Et de la même manière que l'exercice et la méditation vous aideront, manger des produits sains vous aidera à garder le moral. Nous comprenons que beaucoup de gens achètent des pâtes, du riz et des conserves en ce moment, mais n'oubliez pas vos légumes !

Et si vous avez besoin d'un cookie de temps en temps, ne vous sentez pas coupable !

Conseils pour les employés travaillant à domicile : points clés à retenir

Bien que cela puisse être un territoire inconnu pour beaucoup, les gens travaillent à domicile depuis des années maintenant et il est certain que vous arriverez à travailler de cette façon.

Nos points clés à retenir sont :

• Continuez à communiquer, que ce soit pour le travail ou pour maintenir l'interaction sociale
• Structurez votre journée comme d’habitude et créez un bureau à domicile
• Restez connecté avec votre équipe et travaillez sur des objectifs communs
• Faites de l'exercice si vous le pouvez et mangez bien pour maintenir un état d'esprit positif
  
  

Nous avons également trouvé ces ressources intéressantes de Linkedin pour pour vous aider à faire du télétravail, vous pourrez également les trouver intéressantes (par contre, c’est en anglais !).